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创科集团将风险评估纳入常态化工作的第三个月,苏念安正坐在办公室梳理各部门的风险排查月报,手机突然响起,是张启明的紧急来电。电话那头的声音带着罕见的焦灼:“苏小姐,你快来一趟集团,出大事了!海外事业部的一个重点项目,因为和研部、市场部的对接出了问题,现在面临巨额违约风险!”
苏念安心头一紧,立刻抓起公文包赶往创科集团。会议室里,气氛凝重得几乎让人窒息。海外事业部总监陈峰脸色铁青,正对着研部总监林薇和市场部总监赵凯大声争执:“你们研部明明承诺了月底前完成核心技术的适配优化,结果现在说还需要两周!市场部之前做的海外市场调研报告里,根本没提到当地的技术标准差异,导致我们和客户签订的合同里,明确约定了按照原技术标准交付,现在延期交付,客户已经来了违约警告,要求我们赔偿合同金额o的违约金!”
“陈总监,你这话就不公平了!”林薇推了推眼镜,语气带着委屈和不满,“当初你们海外事业部催得那么急,要求我们一个月内完成适配优化,这个技术难度本来就很大。而且市场部提供的调研资料里,确实没有详细说明当地的技术标准,我们是按照国内的标准进行研的,现在要临时调整,难度可想而知,两周已经是我们能压缩的最短时间了!”
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赵凯也不甘示弱:“我们市场部的调研重点是当地的市场需求和竞争格局,技术标准这种专业问题,本来就应该是研部和海外事业部共同确认的。我们怎么知道你们研部需要这么详细的技术参数?而且合同是你们海外事业部和客户签订的,签订之前怎么不跟我们和研部充分沟通?现在出了问题,凭什么把责任都推到我们头上?”
三方各执一词,争吵不休,会议室里充斥着浓浓的火药味。张启明坐在主位上,眉头紧锁,脸色十分难看。他见苏念安进来,立刻说道:“苏小姐,你来了正好。现在情况紧急,你赶紧帮我们分析一下,这个风险到底该怎么化解?”
苏念安没有急于表态,而是先让三方分别详细阐述了事情的来龙去脉。原来,海外事业部为了抢占东南亚某国的市场份额,快与当地一家大型企业签订了合作协议,约定三个月内交付一批定制化的智能设备。然而,在项目推进过程中,海外事业部没有组织研部、市场部进行充分的跨部门沟通,市场部的调研报告缺乏关键的技术标准信息,研部按照国内标准研后,才现与当地技术标准存在差异,需要重新适配优化,而这直接导致了项目延期,面临巨额违约金。
了解完情况后,苏念安拿出纸笔,快梳理出核心问题:“各位,现在争论责任已经没有意义了。当前最关键的是解决三个问题:一是如何与客户沟通,争取延期交付的宽容期;二是如何加快研进度,尽快完成技术适配优化;三是如何建立跨部门沟通机制,避免类似问题再次生。”
她看向陈峰:“陈总监,客户那边现在是什么态度?除了违约金,他们是否还有其他诉求?比如设备功能升级、后续合作优惠等。”
陈峰叹了口气:“客户态度很坚决,说我们耽误了他们的项目进度,要么按时交付,要么支付违约金,否则就终止合作,并在当地市场公开我们的违约情况。”
“公开违约情况?这对集团的海外声誉影响太大了。”苏念安皱了皱眉,“我们不能让这种情况生。陈总监,我建议你立刻带队前往当地,亲自与客户高层沟通。不要只谈延期交付的问题,而是要主动提出为他们的设备进行功能升级,并且承诺在后续的合作中给予一定的价格优惠。同时,向他们展示我们研部的技术实力和整改决心,让他们相信我们能够在短期内完成技术适配优化,并且交付的产品质量绝对有保障。”
她顿了顿,继续说道:“另外,你可以邀请客户派技术代表来我们集团实地考察,让他们亲眼看到研工作的推进情况,这样也能增加他们的信任度。”
陈峰有些犹豫:“这样能行吗?客户现在对我们意见很大,恐怕不会轻易同意。”
“不试试怎么知道?”苏念安语气坚定,“现在我们没有其他更好的选择。主动出击,展现我们的诚意和实力,总比坐以待毙要好。而且,客户选择与我们合作,也是看重我们集团的品牌和实力,他们也不希望合作就此终止,毕竟重新寻找合作伙伴也需要时间和成本。”
张启明点了点头:“苏小姐说得有道理。陈总监,你就按照这个方案去做,集团会全力支持你。”
陈峰见状,只好点了点头:“好,我现在就去安排。”
解决了客户沟通的问题,苏念安又看向林薇:“林总监,研部现在的最大难点是什么?有没有可能进一步压缩研时间?”
林薇无奈地说:“最大的难点是需要重新调整核心算法,而且部分零部件也需要重新采购定制。我们已经加派人手加班加点了,两周已经是极限了。”
“我明白。”苏念安沉吟片刻,“我有一个建议。能不能将研工作拆分成多个模块,让不同的团队并行推进?比如,一部分团队负责核心算法调整,一部分团队负责零部件采购定制,一部分团队负责系统测试。同时,我可以协调采购部全力配合你们,优先采购研所需的零部件,缩短采购周期。另外,是否可以邀请外部的技术专家提供支持,协助你们解决核心技术难题?”
林薇眼前一亮:“拆分模块并行推进这个方法我们之前也考虑过,但零部件采购周期确实是个大问题。如果采购部能优先配合,再加上外部技术专家的支持,或许我们能将研时间压缩到十天左右!”
“好!”苏念安立刻看向一旁的采购部经理王海涛,“王经理,麻烦你这边全力配合研部的零部件采购工作,不计成本,务必在最短时间内将所需零部件采购到位。”
王海涛点了点头:“没问题,我现在就去对接研部,整理采购清单,立刻启动采购流程。”
“还有外部技术专家的问题,我会联系我们评估团队的资源网络,尽快为你们对接合适的专家。”苏念安补充道。
最后,苏念安看向赵凯:“赵总监,市场部接下来的重点工作,是重新梳理当地的市场环境、技术标准、政策法规等信息,形成一份详细的补充调研报告,提供给海外事业部和研部,为后续的项目推进提供支撑。同时,要建立常态化的跨部门沟通机制,定期组织海外事业部、研部召开沟通会议,及时同步项目进展,解决出现的问题。”
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赵凯连忙点头:“好的,苏小姐。我们会立刻组织团队进行补充调研,并且制定跨部门沟通机制方案。”
安排完各项工作后,苏念安又强调道:“各位,现在时间紧迫,每一个环节都不能出问题。我会每天召开一次项目推进会,跟进各项工作的进展情况,及时协调解决出现的问题。大家一定要齐心协力,全力以赴,务必化解这次的风险。”
接下来的日子里,苏念安全身心投入到这场风险化解战中。她每天穿梭于各个部门之间,协调沟通,解决问题。陈峰带队前往东南亚,经过多轮艰难谈判,最终凭借诚意和优惠方案,成功争取到了十五天的延期交付宽容期,客户也同意派技术代表前来考察。
研部在采购部的全力配合和外部技术专家的支持下,按照苏念安提出的模块化并行推进方案,加班加点奋战,最终在十天内完成了核心技术的适配优化,顺利通过了客户技术代表的考察验收。市场部也完成了补充调研报告,并制定了详细的跨部门沟通机制方案,为后续的项目合作奠定了基础。
当海外事业部顺利向客户交付产品,收到客户的认可和好评时,整个创科集团都松了一口气。江承宇在高层会议上,对苏念安提出了高度赞扬:“苏小姐在这次跨部门风险事件中,展现出了卓越的专业能力、沟通协调能力和应急处理能力。正是因为她的精准分析和有效部署,才帮助集团成功化解了一场可能造成重大损失的危机。”
他顿了顿,继续说道:“这次的事件也让我们深刻认识到,跨部门沟通协作的重要性。我决定,由苏念安牵头,制定集团统一的跨部门风险防控体系,将风险评估和防控贯穿到项目推进的各个环节,从根源上避免类似问题的生。”
苏念安站起身,郑重地说道:“谢谢江总和各位领导的认可。我一定会全力以赴,制定出完善的跨部门风险防控体系,为集团的稳健展保驾护航。”
会议结束后,张启明走到苏念安身边,由衷地赞叹道:“苏小姐,你真是我们集团的功臣啊!这次要是没有你,我们真的不知道该怎么办了。”
苏念安笑了笑:“张总监过奖了。这是我应该做的,而且也离不开大家的齐心协力。跨部门风险防控是一项长期而艰巨的工作,接下来还有很多事情要做。”
她看着窗外,心中充满了坚定。在风险评估的道路上,她已经经历了无数次的挑战和考验,但每一次的成功化解,都让她更加坚信自己的使命和价值。未来,无论还会遇到多么复杂的风险事件,她都会坚守专业底线,凭借自己的能力和智慧,为企业筑起一道坚不可摧的风险防线。
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