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第二天一早,吴账房顶着两个淡淡的黑眼圈,敲响了林悠悠的房门。他手里拿着一叠纸。纸上用炭笔画满了各种格子、线条和标注。
“东家,您看看,这是我琢磨了一晚上,想出来的几种新账本的格式。”他的声音有些沙哑,但眼睛很亮。
林悠悠接过那叠纸,一张张仔细看。吴账房在旁边解释。
“这种,我叫它‘三栏式分类账’。”他指着一张图。“每笔账分三栏记:日期、摘要、金额。金额这栏再细分:收入、支出。支出下面,再标出属于哪个类别,比如‘家居成本’、‘日化成本’。”
“好处是脉络清楚,一笔是一笔。缺点是写起来稍慢,页面容易显得挤。”
他又翻到另一张。
“这种,是‘多栏式汇总表’。”这张图上,横向列了很多栏目:日期、家居收入、日化收入、布料收入、家居成本、日化成本、工钱、房租……
“每天把数字填进对应的栏目,月底一加,各类的收支总数就出来了,一目了然。写起来快,看着也整齐。”
他顿了顿。
“缺点是,每一笔细账的来龙去脉,不如三栏式那么清晰。适合月底汇总,平时还得有明细账配合。”
林悠悠仔细比较着。吴账房确实花了心思。两种格式各有优劣。她想了想。
“用三栏式分类账,作为正式的明细账本。”她做出选择。“清晰,踏实,每一笔都有迹可循。看起来也更‘正统’,不显得花哨。”
她指了指多栏式汇总表。
“这个可以简化一下,做成每日或每周的汇总表格,用来快查看经营状况。月底再用明细账核对。”
吴账房点头。
“东家考虑得周全。那正式账本,就叫《收支分类总账》?下面再分设《家居类》、《日化类》、《布料类》等分册?”
“可以。”林悠悠同意。“名字听起来也规矩。”
她接着和吴账房明确了记账的具体流程。
“每天打烊后,还是先按老规矩,记流水账。这是最原始的依据,不能丢。”
“然后,根据流水账,把每一笔收入、支出,按我们定好的类别,分别记到《分类总账》对应的分册里去。”
“流水账是‘根’,分类账是‘枝干’,要能对得上。”
吴账房拿出炭笔,在纸上记下要点。
林悠悠又想到一点。
“除了商品买卖的收支,像房租、工钱、日常买点茶叶纸张这些开销,单独设一本《杂项收支账》来记。”
“这样,我们就能清清楚楚地看到,维持这个铺子运转,到底花了哪些钱。成本结构,心里有数。”
吴账房连连点头。
“这个好。以前这些杂项混在流水账里,确实容易糊涂。”
接下来,是更关键的库存账。林悠悠拿出昨晚自己画的更详细的草图。
“库存账,我想做成一个册子。每种主要货品,单独占一两页。”
她指着草图上的格式。
“横向画几条线,分出栏目:日期、事由(进货或销售)、数量、单价、结存数量。”
“每次新货进库,就在对应货品的那页,记下日期、事由‘进货’、数量、单价,并更新结存数。”
“每天卖出去多少,打烊后统计好,也记上去,事由写‘销售’,更新结存。”
吴账房看着,眉头微微皱起,思考着。
“东家,这库存账好是好,但有个麻烦事。”他推了推眼镜。“像牙粉、折叠马扎这些,我们自己是做的,成本怎么算?木料、布、猪鬃、贝壳粉这些原料,买进来的时候是一个价,做成东西卖出去,成本到底摊多少?”
“还有套装,牙刷加牙粉,成本又怎么分开?”
这确实是个实际问题。
林悠悠和他一起坐下来,拿了算盘和纸笔。他们开始估算。
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