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一、沟通成本
接下来的三天,思雨在杭州游玩之余,开始处理赵明给的资料。
她很快现,这件事远比自己想象中复杂。
先是文件混乱。十几份合同,版本不一,有的有签字,有的没盖章;排班表用的是最基础的exce模板,但填得乱七八糟,人名、日期、岗位时常对不上;工资表里,同一个人的名字出现了三种写法:王建国、王建国(夜班)、老王。
思雨花了一晚上时间,先把所有文件分类整理,建立文件夹体系:合同类、排班类、工资类、甲方需求类。然后开始逐份核对。
问题接踵而至。
她现三份合同中的服务费用不一致,微信问赵明,赵明回复:“哦,那个啊,第一个项目谈的是月付,第二个是季付,折扣不一样。第三份……我看看,那个是旧版,作废了。”
“作废的为什么还给我?”
“哎呀,不小心混进去了。雨姐你眼睛真毒!”
然后是人员名单。思雨整理出一份总表,标注每个人的岗位、班次、入职时间。给赵明确认,两个小时后,赵明回复:“基本对了,但小李不是号入职的,是号;老王已经离职了,名单里删掉吧;另外小张和小张强不是一个人,你分开列。”
思雨看着自己辛苦整理的表格,默默修改。
最大的挑战出现在和甲方的对接中。赵明给了她一个商场物业经理的电话,让她确认一月份的排班表。思雨打了三次才接通,对方语气匆忙:“排班表?赵明没给我吗?你等等……我在开会,晚点说。”
晚上八点,对方打回来:“你是赵明公司的?一月份的排班要调整,我们商场春节期间营业时间变了,除夕到初三都是o点到点,初四恢复正常。保安人数也要增加,除夕夜需要双倍人手。”
思雨记下要求,问:“有正式通知文件吗?我这边需要留档。”
“文件?我口头通知不行吗?你们事儿真多。”
“不是的,主要是为了后面核对服务费……”
“行了行了,我微信你个截图。”
截图是一张聊天记录,是物业经理和上级的对话,字很小,有些模糊。
思雨把调整要求整理成文档,给赵明和物业经理双方确认。物业经理回复:“对。”赵明回复:“收到,但春节双倍工资啊,得加钱。”
于是思雨又得去和物业经理沟通费用调整。来回三次,对方才同意“按实际出勤人数算补贴,但要有签到记录”。
仅仅是确认一月份的排班和费用,就用了整整两天时间,微信对话几百条,电话打了十几个。
思雨终于明白赵明为什么需要帮忙了——这些琐碎的沟通协调,太耗时间和心力了。而且如果处理不好,后续全是麻烦:工资错、排班冲突、甲方投诉……
她以前在广告公司工作时,也经历过复杂的项目对接,但那时有成熟的流程、明确的权责、标准的文档模板。而现在,赵明的保安公司还处在“人治”阶段,很多东西靠口头约定、靠人情、靠临时协调。
更让思雨感触的是那些保安队员。
为了核对信息,她加了几个队长的微信。其中一位李队长,五十多岁,打字很慢,经常语音。有次为了确认一个队员的身份证号,李队长来一张手写表格的照片,然后又补了一条语音:“小思啊,不好意思,老刘的身份证号我拍不清楚,我明天见到他再问。”
第二天,李队长果然来了正确的号码,还解释说:“老刘手机坏了,接不了电话,我昨晚特意去他宿舍找的他。”
思雨心里一暖,回道:“李队长辛苦了。”
“不辛苦不辛苦,应该的。赵老板人好,从不拖欠工资,我们给他干活也踏实。”
还有一次,一个年轻队员小陈在群里问:“思雨姐,我号那天调休了,是不是应该算加班费?”
思雨查记录,号是正常排班,但小陈确实没签到。她问队长,队长说:“小陈那天家里有事,跟我口头说了,我忘了记。”
于是她又得去和赵明沟通,赵明说:“按制度该扣钱,但小陈家里确实困难,妈妈住院了。这次算了,下不为例。”
这些细微处的人情与制度的平衡,让思雨看到了这个行业不易的一面。保安工作枯燥辛苦,收入不高,人员流动性大,管理难度可想而知。
三天后,思雨终于把第一轮整理好的资料给赵明,附带了一份详细的说明文档,列出了现的问题、待确认事项、建议的改进流程。
赵明来语音,语气充满感激:“雨姐,太牛了!整理得清清楚楚!我之前自己弄,头都大了。你这水平,来我这儿当行政主管都够格!”
思雨笑了:“别,我偶尔帮忙还行。不过建议你真得请个专职文员,这些事太耗神了。”
“我知道我知道,正在招呢。雨姐,这次真的太谢谢了,费用我微信转你。”
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转账过来,oo元。对于三天的工作量来说不算多,但思雨觉得值——不只是钱,更因为这次经历让她看到了另一个维度的世界。
她以前接触的多是文化、创意、互联网行业的人,大家讲效率、重逻辑、沟通相对顺畅。而保安这个行业,底层劳动者居多,文化水平参差不齐,管理粗放,沟通成本极高。一句简单的话,可能需要用三种方式解释;一个清晰的流程,可能需要反复强调才能执行。
没有优劣之分,只是不同的世界。
而这种“沟通成本”,其实无处不在,只是以前她被保护在相对同质化的圈层里,感受不深罢了。
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